Le 8 septembre 2006, par Jacques Turbé,
Un réflexe des plus faciles à acquérir, tant il amène de bons résultats, est sûrement celui de noter pour chaque sujet en instance la Première Chose À Faire (PCAF). plus les choses sont complexes et inextricables, plus cette pratique déverrouille freins et faux prétextes et permet de toujours faire un pas en avant. Son adoption m’a personnellement en plus permis de lutter contre un de mes démons favoris : passer trop de temps à planifier ou à peaufiner mon système au détriment de l’action à laquelle ce système est supposé servir.
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Avoir extrait de ma pile de sujets en instance les actions isolables, concrètes et courtes par lesquelles enclencher le travail sur n’importe lequel d’entre eux me rend aussitôt plus efficace et productif, et me procure une plus grande sûreté : j’ai le sentiment de mieux contrôler mon activité en étant moins le nez dans le guidon.
Quand je sens que je risque d’être débordé, je regarde ma liste de Premières Choses à Faire par contextes où j’ai ventilé ce qui était faisable ici et maintenant, c’est-à-dire dans les conditions dans lesquelles je me trouve.
Je ne me taraude pas au sujet de choses que j’ai à faire mais qu’en tout état de cause je ne peux pas faire maintenant. Je ne reporte plus un sujet important sous prétexte qu’il est long et complexe, parce que, justement, j’ai sous les yeux la première chose à faire, concrète, et que je peux faire là, tout de suite. Et je choisis clairement sur ma liste de ce qui est faisable dans l’instant ce à quoi je vais m’atteler maintenant, sans regret pour ce que j’écarte mais que je sais être moins prioritaire maintenant.
Dans la pratique, je m’assure que la Première Chose À Faire que j’ai identifiée sur un sujet demandera moins de 20 minutes, si possible même moins de 10 (ce qui n’est pas difficile si on s’astreint vraiment à identifier la première action concrète). Cette règle de limiter à 20 minutes au maximum le temps alloué à une action me permet de bien mieux anticiper ma charge de travail lorsque je dois organiser mon temps.
Exemple « Écrire mon article sur “Dire Non” » ne sert à rien : c’est tout un sujet à traiter en soi, qui ne se fait pas d’une traite, et sûrement pas en 20 minutes. Formulé ainsi le risque est grand que ce sujet traîne longtemps sur ma liste de choses à faire.
« Faire un brouillon pour “Dire Non” » est un peu mieux.
« Lister mes idées pour un article de deux pages sur “Dire Non” » est une formulation beaucoup plus opérationnelle pour moi. Il y a beaucoup plus de chances pour que j’ai fait cette liste dans la journée.
Noter pour tout sujet à traiter la Première Chose À Faire est un concept à rentabilité immédiate. Un excellent réflexe dont il ne faut pas se priver !
Terminologie GTD :
Première chose à Faire (PCAF) = Next Action (NA) Sujet [à traiter] = Project (au sens GTD du terme) [Sujet en] instance = open loop Contexte = Context ( !!)
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